martes, 25 de agosto de 2015

JUNTAS GENERALES 1a. PARTE

Autor: mecastillog@gmail.com

En los periódicos aparecen publicaciones de convocatorias a Junta General de Accionistas, sin embargo muchas veces se desconoce lo importante que es observar los disposiciones contempladas en los artículos 220 al 253 del Código de Comercio (en adelante CC).

La Junta General  de accionistas está conformada por todos los accionistas legalmente convocados y reunidos, siendo el órgano supremo de la sociedad, la anterior afirmación nos obliga a preguntarnos, ¿Quiénes son los accionistas de la sociedad? R/ al respecto el Art. 164 del CC establece que los accionistas de una sociedad son los que aparecen inscritos como tal en el registro respectivo, si las acciones son nominativas, y al tenedor de éstas si son al portador.

¿Cuál es el registro respectivo? R/ el Art. 40 romano III) del CC señala que es el libro de Registro de Socios o de Accionistas, según la naturaleza de la sociedad.

¿Qué son las acciones nominativas? R/ son títulos valores que han sido emitidos a nombre de una persona, los cuales se registran en el libro de Registro de Accionistas.

¿Qué son las acciones al portador? R/ son títulos valores que se caracterizan porque no se emiten a nombre de ninguna persona, sino que la persona que los presenta es considerada como el accionista de la sociedad.

Las Juntas Generales son de dos tipos: ordinarias y extraordinarias; una misma Junta General puede tratar puntos ordinarios y extraordinarios.

Las Juntas Generales ordinarias son las que se reúnen para tratar los asuntos que no sean los enumerados en el Art. 224 del CC: I) modificación del pacto social; II) emisión de obligaciones negociables o bonos; III) amortización de acciones con recursos de la propia sociedad y emisión de certificados de goce; y IV) los demás asuntos que de conformidad con la ley o el pacto social deban ser conocidos en junta general extraordinaria.

Según el Art. 223 del CC, hay una Junta General de tipo ordinario que se debe llevar a cabo dentro de los cinco meses que sigan a la clausura del ejercicio social, para presentar la memoria de labores de la Junta Directiva o Administrador Único, los estados financieros y el informe del auditor; nombramiento y remoción de los administradores y de los auditores (fiscal y financiero); fijación de los emolumentos de los administradores y auditores; y la aplicación de resultados.

Como auditores siempre pedimos a nuestros clientes que nos presten el libro de actas de Junta General de Accionistas, siendo muy frecuente determinar las siguientes deficiencias: que las actas no se han elaborado, estén elaboradas en borrador, están mal redactadas, hay acuerdos que aparecen citados en algunos contratos suscritos pero no en el libro de actas de Junta General no se incluyeron, decisiones administrativas que por su naturaleza deberían estar autorizadas por la Junta General, etc.

En las empresas familiares no se les da importancia a la redacción de las actas de Juntas Generales, sin embargo a la hora de un problema legal, las actas de Junta General juegan un papel importante en  el proceso, por Ej., el caso CEL-ENEL.

lunes, 17 de agosto de 2015

PERSONALIDAD JURIDICA

Autor: mecastillog@gmail.com

Es frecuente confundir los términos personalidad jurídica y personería jurídica, por lo que trataremos de explicarlos y diferenciarlos.

La Personalidad jurídica: es la capacidad de carácter legal que adquiere una persona natural o jurídica para adquirir derechos y obligaciones.

En el caso de la personalidad jurídica de una persona natural, ésta se adquiere cuando se cumplen los dieciocho años, es decir que a partir de esa fecha ella puede adquirir derechos y obligaciones por sí misma.

En el caso de una sociedad es un poco diferente, ya que la capacidad de adquirir derechos y obligaciones se adquiere cuando su escritura de constitución ha sido inscrita en un registro público, que en el caso en particular es el Registro de Comercio.

La Personería Jurídica: se refiere al documento que comprueba que se tiene la capacidad para contraer derechos y obligaciones, y para el caso de una persona natural es la certificación de la partida de nacimiento; y para las personas jurídicas que recién se constituyen, el documento que comprueba su personalidad jurídica es la escritura de constitución, debidamente inscrita ya que ahí aparece quien ostenta el cargo de Representante Legal de la misma, y la elección de la primera Administración de dicha entidad.

En el caso de las sociedades anónimas el plazo máximo para la vigencia de una Administración (Junta Directiva o Administrador Único) son siete años, luego de ese plazo los accionistas tienen que elegir nuevamente a las personas naturales que ocuparan dichos cargos.

Después del primer periodo de la Administración, hay que realizar una Asamblea General Ordinaria donde se elegirán a los nuevos administradores, emitiéndose una certificación del acuerdo, y es ese documento el que se lleva al Registro de Comercio para que su inscripción.

Hay algo que no se debe perder de vista, y es que muchas personas jurídicas nombran Apoderados para que se encarguen de la parte tributaria, laboral, mercantil, etc., cuya vigencia también finaliza en la misma fecha en que vence el plazo de vigencia de la Administración que lo ha nombrado.

Por ejemplo si el periodo de vigencia del Representante Legal de la sociedad ABC vence el 20 de febrero de 2015, y éste ha otorgado un poder laboral a favor del Contador de la empresa, ese poder también vence en esa fecha.

Los poderes para el área tributaria deben informarse al Ministerio de Hacienda mediante el formulario F-210 Formulario Único de Contribuyentes (RUC), para que tengan validez ante esa institución.

El Art. 265 del Código de Comercio permite que los Administradores continúen en sus funciones a pesar que haya vencido su plazo de nombramiento, sin embargo la Junta General Ordinaria tendrá la obligación de hacer un nuevo nombramiento a más tardar dentro del plazo de seis meses de vencido el periodo de funciones de los anteriores administradores.

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martes, 11 de agosto de 2015

LEGALIZACIÓN DE SISTEMAS CONTABLES DE ONG

Autor: mecastillog@gmail.com

A continuación se hará un resumen de los pasos a seguir en el Registro de Asociaciones y Fundaciones sin Fines de Lucro (RAFSFL) para legalizar un sistema contable por primera vez o por una modificación al mismo:
  1. En ambos casos hay que elaborar un escrito solicitando su legalización, el cual debe ser firmado por el Representante Legal de la ONG.
  2. Cuando se tramita por primera vez la constitución de una ONG, hay que presentar el testimonio de la escritura de constitución y el Sistema Contable en un mismo escrito, muy a pesar que el Sistema Contable lo comenzarán a revisar hasta que estén aprobados los Estatutos de la entidad.
  3. Si el Representante Legal no puede presentar el escrito personalmente, es necesario legalizar su firma por parte de un Notario.
  4. Es recomendable autorizar en los escritos que se presenten al RAFSFL a una persona para que que entregué la documentación complementaria que sea necesaria para lograr la autorización definitiva, recibir notificaciones sobre este tramite y lo pueda recibir cuando esté autorizado.
  5. Cuando el escrito esté firmado y legalizada la firma del Representante Legal, hay que sacarle una copia, para que la sellen y firmen de recibido cuando se presente al RAFSFL.
  6. En ambos casos se deben adjuntar dos ejemplares del Sistema Contable que está integrado por la descripción del sistema contable,  estructura del catalogo de cuentas, catalogo y manual de aplicación de cuentas.
  7. La sección de la descripción del sistema incluye los apartados: a) generalidades; b) del sistema contable; c) registros contables y otros; y d) políticas contables.
  8. Al final de cada una de las secciones del Sistema Contable hay que anotar la fecha de elaboración, y las firmas del Representante Legal y del Contador.
  9. Debe tenerse cuidado que los códigos y nombres de las cuentas contables que aparecen en el Catalogo de Cuentas, sean los mismos que aparecen en el Manual de Descripción de Cuentas, ya que muchas veces observan esta clase de inconsistencias.
  10. Hoy por hoy el Sistema Contable debe elaborarse tomando en cuenta la Norma de Contabilidad Financiera N° 21 Registros de las Operaciones Financieras en las organizaciones no gubernamentales sin fines de lucro. Esta Norma está en vigencia desde 1997, es decir desde hace 18 años, y a la fecha no ha tenido ningún cambio.
  11. Hay una serie de términos que no los aceptan en el RAFSFL, como por ejemplo: depósitos a plazo, clientes, utilidades del ejercicio, utilidades de ejercicios anteriores, estimación para la obsolescencia de inventarios, socios, etc.
  12. Cuando es una modificación a cualquiera de las secciones del Sistema Contable, en la parte donde aparecen las firmas, hay que colocar el sello de la ONG.
  13. Hay que solicitar el número del teléfono al cual se puede estar preguntando por este trámite.
  14. Lo más probable es que el Sistema Contable sea devuelto con observaciones, las cuales hay que solventar y luego volver a imprimir dos ejemplares del mismo corregido, firmado y sellado, debiéndose remitir por medio de un escrito dirigido al RAFSFL.
  15. La mayoría de cuentas del catalogo de una ONG son similares a las de una entidad con fines de lucro, excepto algunas como los inventarios, patrimonio, donaciones en administración, etc.
  16. Una parte que si es un poco especial es la relacionada a las políticas contables que se utilizarán en la preparación de los estados financieros de la ONG.
  17. Es recomendable que cuando se reciban observaciones, vaya la persona que hizo el Sistema Contable y solicite al técnico que tiene el caso, que le expliqué porque se lo objeta y cual es la base legal para ello. Es frecuente que observen el uso de los términos socio o asociado, ya que el que estable la Ley de Asociaciones y Fundaciones sin Fines de Lucro es "miembro", así que es mejor revisar el sistema contable detenidamente para evitar que lo observen por aspectos básicos.
  18. Un aspecto que llama la atención es que en el RAFSFL no hay un modelo de un Sistema Contable que sirva como guía, siendo frecuente que los técnicos que los revisan no tengan criterios uniformes para su revisión.
  19. Para que legalicen el Sistema Contable, se llega al extremo en algunos casos que hay que preguntarle al técnico, cómo quiere que se redacte la corrección, a pesar que no tenga razón.
  20. Cada vez que se remita documentación relacionada con el tramite del Sistema Contable, tiene que hacerse un escrito para que lo firme el Representante Legal de la ONG, y si éste no lo puede ir a presentar al FAFSFL tiene que legalizarse su firma ante un Notario.
  21. Este tramite puede ser traumante, ya que conozco de casos en que se han tardado hasta dos años para autorizar los cambios a un Sistema Contable, por lo que no se puede estandarizar el plazo para que legalicen el Sistema Contable, sino que esto depende entre otras cosas de la experiencia que tenga la persona que lo elabore y del técnico del RAFSFL que lo revise. 
Actualmente el Consejo de Vigilancia de la Profesión de la Contaduría Pública y Auditoría (CVPCPA) les ha solicitado a las gremiales de contadores que les presenten propuestas para la “Elaboración de Sistemas Contables de las Asociaciones y Fundaciones sin Fines de Lucro”, lo cual me llamó la atención, habiéndome tomado el tiempo  para leer detenidamente tanto la Ley de de Asociaciones y Fundaciones sin Fines de Lucro, como su Reglamento, y ¿Cuál fue mi sorpresa? R/ que la Ley no le da competencia al RAFSFL para legalizar los Sistemas Contables de las ONG, sino que ésta aparece en el Art. 7 de su Reglamento de Aplicación.

Si lo vemos desde la óptica del derecho administrativo, el RAFSFL ha estado legalizando Sistemas Contables, sin que tenga esa facultad de una forma explícita en su ley, es decir que esos actos podrían ser considerados como ilegales.

viernes, 7 de agosto de 2015

UNIÓN DE PERSONAS - UDP

Autor: mecastillo@gmail.com 

En el año 2009 el Ministerio de Hacienda impulsó una serie de reformas al Código Tributario, incorporando el Art. 41- A, que literalmente dice:

“UNIÓN DE PERSONAS. (9)
Artículo 41-A.- Para efectos tributarios, se entenderá por Unión de Personas, al agrupamiento de personas organizadas que realicen los hechos generadores contenidos en las leyes tributarias, cualquiera que fuere la modalidad contractual, asociativa y denominación, tales como Asocios, Consorcios, o contratos de participación.
El agrupamiento de personas a que se refiere el inciso anterior, deberán constar en acuerdo de unión, previamente celebrado mediante escritura pública, en la cual deberá nombrarse representante, debiendo presentar dicha escritura a la Administración Tributaria al momento de su inscripción.
El sujeto pasivo surgido mediante el acuerdo citado, deberá anteponer a su denominación la expresión “UDP” en todos los actos que realice y en toda la documentación o escritos que tramite ante la Administración Tributaria.
La Unión de Personas a que se refiere el presente artículo, estará sujeta a todas las obligaciones tributarias que le corresponden como sujeto pasivo.”

Muchas veces hay negocios que requieren de altas cantidades de dinero y otros recursos, que hacen difícil que una sola persona pueda llevarlos a cabo, por lo que se une con otra persona. Un ejemplo sería la construcción de una carretera, presa hidroeléctrica, aeropuertos, etc.

¿Cómo se constituye una UDP? R/ se tiene que hacer un contrato en el protocolo de un Notario, el cual tiene muchas clausulas similares a la de una sociedad mercantil.

¿Quiénes pueden formar parte de una UDP? R/ la pueden conformar dos o más personas (naturales o jurídicas).

¿Se inscribe el contrato de la UDP en el CNR? R/ No, porque las UDP son una figura legal para efectos tributarios.

¿Las UDP son personas jurídicas? R/ No, solo son contratos de asociatividad para desarrollar negocios.

¿Hay que inscribir a la UDP en el MH? R/ Si, y una vez inscrita, le emiten el NIT y el NRC, asumiendo todas las obligaciones tributarias como cualquier otro contribuyente.

¿Para cuanto tiempo se crean las UDP? R/ eso depende de las personas que la integran, ya que puede ser por el plazo que comprende solo el proyecto a ejecutar, o puede ser indefinido su plazo.

¿Tiene que presentar dictamen fiscal las UDP? R/ Si la UDP es contribuyente y cumple con los requisitos que establece el Art. 131 del Código Tributario, si tendría que nombrar auditor fiscal y por ende presentar el dictamen e informe fiscal.

¿Las UDP pueden ser demandadas laboralmente? R/ Si, ya que son propietarias de un centro de trabajo o empresa.

¿Qué tipo de responsabilidad tienen los integrantes de las UDP ante terceros? R/ Es ilimitada, es decir que ante una demanda que pueda perder una UDP, esta responde con sus activos y si éstos no alcanzan a cubrirla, entonces los miembros de esta entidad responden con su patrimonio personal.