LIBROS DE CONTROL ADMINISTRATIVO

Autor: Mario Ernesto Castillo Guzmán

Los comerciantes ya sean individuales o sociales tienen que tomar en cuenta las disposiciones del Código de Comercio, que les son aplicables, por lo que se van a abordar en una serie de boletines de los principales aspectos mercantiles.

“Art. 25.- La personalidad jurídica de las sociedades se perfecciona y se extingue por la inscripción en el Registro de Comercio de los documentos respectivos.

Dichas inscripciones determinan, frente a terceros, las facultades de los representantes y administradores de las sociedades, de acuerdo con su contenido.

Las sociedades inscritas no pueden ser declaradas nulas con efectos retroactivos, en perjuicio de terceros.”

Este artículo menciona la “personalidad jurídica”, la cual fue explicada en boletines anteriores, sin embargo en esencia ésta significa la “facultad de una persona para adquirir derechos y obligaciones por sí misma y no por medio de otras personas”. En las personas naturales se obtiene a los 18 años, en una sociedad mercantil se obtiene al inscribir en el CNR la escritura de constitución.

Lo anterior es contradictorio ya que las sociedades son entes jurídicos que se crean cuando se unen dos o más personas, para desarrollar una serie de actividades económicas, que generan por regla general utilidades, sin embargo hay ocasiones en que se dan pérdidas. Las personas jurídicas no se pueden tocar o percibir sensorialmente, y cuando éstas actúan lo hacen por medio de sus Representantes Legales (Junta Directiva o Administrador Único).

Cuando los miembros de una sociedad mercantil, ya no quieren continuar operando por “x” razón, entonces inician el proceso de su extinción (disolución y liquidación).

“Art. 40.- Todas las sociedades llevarán los libros siguientes:

 I.     Libro de Actas de las Juntas Generales, en el cual se asentarán los acuerdos adoptados en las sesiones respectivas. (29)

  II.     Libro de Actas de Juntas Directivas o de Consejos de Administración, según la naturaleza de la sociedad y el régimen de administración adoptado o regulado por este Código.

III.     Libro de Registro de Socios o de Accionistas, según la naturaleza de la sociedad.

IV.     Libro de Registro de Aumentos y Disminuciones de Capital Social, cuando el régimen adoptado sea el de capital variable.

Los libros serán legalizados por contadores públicos o por el Registro de Comercio.”

Estos libros son conocidos como de “control administrativo”, debiéndolos tener actualizados toda sociedad mercantil.

Esta clase de libros también los tienen las ONG, pero en estas entidades se llaman Actas de Asamblea General de Miembros, Junta Directiva y el Registro de Miembros.

MEMORIA DE LABORES

Autor: Mario Ernesto Castillo Guzmán

En esta oportunidad se abordará el tema de la memoria de labores según el Art. 223 del Código de Comercio, romano I:

“Art. 223.-La junta general ordinaria se reunirá por lo menos una vez al año, dentro de los cinco meses que sigan a la clausura del ejercicio social y conocerá, además de los asuntos incluidos en la agenda, de los siguientes:

I.    La memoria de la junta directiva o del administrador único, el balance general, el estado de resultados, el estado de cambios en el patrimonio, y el informe del auditor externo, a fin de aprobar o improbar los cuatro primeros y tomar las medidas que juzgue oportunas.”

Esta disposición tuvo una reforma en junio de 2008, por medio de la cual se incluyó está obligación para los Administradores Únicos, sin embargo en la práctica muy pocas sociedades anónimas la elaboran.

¿Qué es una memoria de labores? Es un documento que incluye entre otras cosas un mensaje del Administrador, una narrativa de las principales actividades realizadas durante el año, compras de activos, inclusión en nuevos mercados, construcción de activo, el dictamen y los estados financieros de la entidad. No existe ninguna disposición que indique los temas y la cantidad de páginas, por lo que queda a creatividad de los Administradores su elaboración.

Esta actitud indiferente de muchos empresarios, puede tener a la base que existe un alto porcentaje de sociedades anónimas que son de índole familiar, es decir que los accionistas y los Administradores son las mismas personas.

Lo que no se debe perder de vista, es que cuando la Superintendencia de Obligaciones Mercantiles audita a las empresas, les piden la memoria de labores, y si no la entregan los sancionan.

¿Por qué piden la memoria de labores los auditores de la Superintendencia de Obligaciones Mercantiles?, esto lo hace en base al Art. 278 romano I de este mismo Código:

Art. 278.- La responsabilidad de los administradores frente a la sociedad quedará extinguida:

I.     Por la aprobación de la memoria anual respecto de las operaciones explícitamente contenidas en ella o en sus anexos. Se exceptúan los siguientes casos:

a)         Aprobación de la memoria anual en virtud de datos no verídicos.

b)        Si hay acuerdo expreso de reserva o de ejercer la acción de responsabilidad.

En palabras sencillas al aprobarse la memoria de labores de una Junta Directiva o un Administrador Único, ya no se puede exigir responsabilidades a los Administradores, a menos que la memoria contenga datos no verídicos

TIPs MERCANTILES

Autor: Mario Ernesto Castillo Guzmán

Los comerciantes ya sean individuales o sociales tienen que tomar en cuenta las disposiciones del Código de Comercio, que les son aplicables, por lo que se van a abordar en una serie de boletines de los principales aspectos mercantiles que no se deben olvidar.

“Art. 25.- La personalidad jurídica de las sociedades se perfecciona y se extingue por la inscripción en el Registro de Comercio de los documentos respectivos.

Dichas inscripciones determinan, frente a terceros, las facultades de los representantes y administradores de las sociedades, de acuerdo con su contenido.

Las sociedades inscritas no pueden ser declaradas nulas con efectos retroactivos, en perjuicio de terceros.”

Este artículo menciona la “personalidad jurídica”, la cual fue explicada en boletines anteriores, sin embargo en esencia significa la “facultad de una persona para adquirir derechos y obligaciones por sí misma y no por medio de otras personas”. En las personas naturales esa capacidad se obtiene al cumplir los 18 años, en una sociedad mercantil se obtiene al inscribir en el CNR la escritura de constitución.

Lo anterior es contradictorio ya que las sociedades son entes jurídicos que se crean cuando se unen dos o más personas (naturales o jurídicas), para desarrollar una serie de actividades económicas, que generan por regla general utilidades, sin embargo hay ocasiones que se dan pérdidas. Las personas jurídicas no se pueden tocar o percibir sensorialmente, y cuando éstas actúan lo hacen por medio de las figuras que contempla su pacto social (Junta Directiva o Administrador Único).

Cuando los miembros de una sociedad mercantil, ya no quieren continuar operando por “x” razón, entonces inician el proceso de su extinción (disolución y liquidación).

“Art. 40.- Todas las sociedades llevarán los libros siguientes:

      I.     Libro de Actas de las Juntas Generales, en el cual se asentarán los acuerdos adoptados en las sesiones respectivas. (29)

  II.     Libro de Actas de Juntas Directivas o de Consejos de Administración, según la naturaleza de la sociedad y el régimen de administración adoptado o regulado por este Código.

III.     Libro de Registro de Socios o de Accionistas, según la naturaleza de la sociedad.

IV.     Libro de Registro de Aumentos y Disminuciones de Capital Social, cuando el régimen adoptado sea el de capital variable.

Los libros serán legalizados por contadores públicos o por el Registro de Comercio.”

Estos libros son conocidos como de “control administrativo”, y los deben tener toda clase de sociedad (anónimas, colectivas, en comandita por acciones, etc.) En muchos casos las sociedades mercantiles tienen dichos libros, pero no están actualizados; en otros casos los folios de los libros están agotados o se han extraviado y no se ha gestionado su reposición.

RESEÑA HISTÓRICA DE LA CONTABILIDAD Y AUDITORIA EN EL SALVADOR

Autor: mecastillog@gmail.com

La historia de la contaduría pública y auditoria en El Salvador se remonta al siglo XX, y para ello se hará una pequeña retrospectiva de ella, mencionando los hechos más importantes que se han dado:

1. En el periodo de 1915-1928 se crean en San Salvador, los primeros centros educativos de enseñanza de contabilidad y comercio, los cuales otorgaban títulos de tenedor de libros, contador de hacienda, profesor en comercio, perito mercantil y contador.
2. El 5 de octubre de 1930 se fundó la Corporación de Contadores de El Salvador (CCS).
3. El 15 de octubre de 1940 se emite el decreto Legislativo (DL) N° 57, por medio del cual se creó la Ley del ejercicio de las Funciones del Contador Público, lo que trajo consigo el titulo de Contador Público Certificado (CPC).
4. El 12 de diciembre de 1941 se otorgan las primera dos licencias bajo la figura de CPC a Carlos Escalante y a Efraín Orantes.
5. El 7 de febrero de 1946 la CCS patrocina la creación de la Facultad de Economía y Finanzas de la Universidad Autónoma de El Salvador, hoy Universidad de El Salvador (UES).
6. El 23 de diciembre de 1954 por medio del DL N° 236, se crea la Escuela Nacional de Comercio (ENCO).
7. En 1960 se constituyó la Asociación de Contadores Públicos de El Salvador.
8. En 1965 se constituyó el Colegio de Contadores Públicos Académicos de El Salvador.
9. En 1968 se crea la Escuela de Contaduría Pública en la UES.
10. El 8 de mayo de 1970 se aprobó el DL N° 671, por medio del cual se creó el Código de Comercio, el cual se publicó en el Diario Oficial (DO) del 31 de julio de 1970, entrando en vigencia el 1 de abril de 1971.
11. El 31 de diciembre de 1980 se dejó de autorizar el ejercicio de la función pública de auditoría por medio de la figura de CPC, ya que en lo sucesivo las autorizaciones se empezaron hacer en base a los títulos universitarios en la licenciatura en Contaduría Pública.
12. El 31 de octubre de 1997 se constituye el Instituto Salvadoreño de Contadores Públicos (ISCP) mediante una fusión de las gremiales: Colegio de Contadores Públicos Académicos de El Salvador, la Asociación de Contadores Públicos de El Salvador y el Colegio Salvadoreño de Contadores Públicos.
13. En 1997/1998 la CCS formó una Comisión para analizar el anteproyecto de la Ley Reguladora del Ejercicio de la Contaduría (LREC), presentado a la Asamblea Legislativa sus aportes, siendo necesario aclarar que en esa Comisión no contó con el apoyo de un abogado, por lo cual hubo una serie de omisiones de fondo; de igual forma el ISCP presentó su propuesta que también omitió aspectos de fondo.
14. Una de esas omisiones de fondo, es que no se incluyó un artículo para que las autorizaciones de los contadores públicos que hizo el Consejo que se extinguía, fueran incorporadas a la nueva entidad para generar certidumbre jurídica; esto fue abordado de alguna forma en la sentencia de amparo con referencia 188-2000 que emitió la Sala de lo Constitucional de la Corte Suprema de Justicia, dando luces de cómo superar ese defecto legal, al considerar al nuevo Consejo como la entidad que le da continuidad al anterior.
15. El 25 de abril de 1998 el Ministerio de Economía (MINEC) nombró el último Consejo de Vigilancia de la Contaduría y Auditoria del siglo XX, sin que existiera una ley para ello, sino que solo se basaba en el art. 290 del Código de Comercio; este Consejo concluiría su vigencia el 24 de abril de 2001.
16. El 1 de septiembre de 1999 en sesión ordinaria del Consejo se aprobó la adopción de las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) y las Normas Internacionales de Auditoria (NIA).
17. La propuesta de la adopción de las NIC y NIA fue hecha por el colega Mario Wilfredo López Salgado (QDDG), generándose una discusión muy amplia, a tal grado que fue aprobada por mayoría de votos, es decir que un voto hizo la diferencia para su aprobación, y es ese voto el que nos ha llevado hasta donde estamos actualmente en la contabilidad y auditoría.
18. Tuve el honor de integrar este último Consejo del siglo XX, junto a los colegas Mario Wilfredo López Salgado (QDDG), Francisco Javier Esquivel, Pablo Alcides Ochoa, René Alberto Arce, Ricardo Morales Estupinian (QDDG), Luis Felipe Jovel Vega (QDDG), Fredy Salvador Chicas, Raúl Adalberto Corpeño (QDDG) y Luis Abel Ciudad Real (QDDG).
19. El 26 de enero de 2000 se aprobó el DL N° 828, por medio del cual se crea la LREC, la cual en su art. 25 le da vida jurídica el Consejo de Vigilancia de la Profesión de la Contaduría Pública y Auditoria (Consejo). Esta ley se publicó en el DO del 29 de febrero de 2000, entrando en vigencia hasta el 1 de abril de 2000.
20. El 26 de febrero de 2000 se reformó el Código de Comercio, mediante el DL 826, modificándose los arts. 290, 443 y 444 entre otros, por la creación del Consejo.
21. El 29 de julio de 2005 se constituyó la Asociación de Auditores Independientes de El Salvador (AIDES);
22. A mediados del año 2013 los miembros del Consejo, autorizaron a subir a su página Web un proyecto de reformas a la LREC, lo cual me parece acertado ya que en el transcurso de sus 13 años de vigencia, muchas cosas han cambiado, sin embargo tengo mis reservas con dicha propuesta.
23. El 19 de diciembre de 2013 la Superintendencia de Competencia emitió su resolución SC-059- S/C NR-2013 ante la solicitud que le presentara el Secretario de Asuntos Legislativos y Jurídicos  de la Presidencia de la República sobre un proyecto de reformas a la Ley Reguladora de la Contaduría, en  cuya redacción se encuentra que esa Superintendencia considera que solicitar tres años de experiencia en auditoria para autorizar a un contador público para ejercer la función pública de auditoría y adicionalmente someterlo a un examen de conocimiento, deben eliminarse del anteproyecto por entrar en conflictos de competencia.
24. El 11 de enero de 2014 se constituyó la Red de Contadores de El Salvador (RED).
25. Según la página Web del Consejo, en el del periodo de junio 2013 a mayo 2014 el Estado le asignó un presupuesto anual de $ 326,630.09 el cual si lo comparamos con el que se le asignó en 1998 $ 8,471.43 refleja un incremento de $ 318,158.66, lo cual le ha permitido actualizar su estructura administrativa, mejorar el control sobre las autorizaciones e implementar un plan de revisión del control de calidad de cada firma de auditoría.
26. El 12 de noviembre de 2015, el MINEC publicó en los periódicos de mayor circulación por primera vez en la historia, una Convocatoria para que las gremiales de contadores legalmente constituidas, presenten sus propuestas para integrar el Consejo.

Uno de los aspectos que llama la atención de los hechos citados,  es que con la entrada en vigencia de la LREC, se derribó la barrera de género observándose que dentro del Consejo se han nombrado mujeres en cargos muy importantes como por ejemplo en su Presidencia.

Desde la creación de la LREC en el año 2000,  se han nombrado cinco Consejos con la comparecencia de solo dos gremiales, existiendo la posibilidad que en el año 2015 se nombre un sexto Consejo, que esté integrado por primera vez con los representantes de todas las gremiales de contadores que existen legalmente.

Las gremiales de contadores y auditores, tienen entre sus objetivos estatutarios fortalecer el gremio, sin embargo lo que cambia entre cada una de ellas, es la forma en que lo llevan a cabo. Cada una de ellas, ha dado su aporte a la profesión desde su trinchera, teniendo sus dirigentes el desafío de lograr  entendimientos mínimos para construir las bases para que las futuras generaciones tengan un mejor gremio.

Considero que la existencia de más de dos gremiales, en lugar de afectar a la profesión, la fortalece, ya que como dice un dicho “dos cabezas piensan mejor que una”, permitiendo hoy ver una misma realidad desde cuatro puntos de vista.

Cada gremial tiene sus principios y valores que sustentan su identidad institucional, que le permite respetar los esfuerzos que realizan las demás gremiales en pro de la profesión.

Esta pluralidad de pensamiento ha dado sus primeros frutos que benefician a las y los contadores y auditores del país, ya que el costo de las capacitaciones ha experimentado una baja en los precios.

La forma en que se debe dirigir una gremial en el siglo XXI es muy diferente a la de los años 90, es decir que hoy los directivos tienen que estar atentos a escuchar a sus miembros; asimismo debe dársele oportunidad a las y los jóvenes para que accedan a cargos importantes dentro de los órganos de administración y control.

Siempre se ha dicho que “las y los jóvenes son el futuro del país”, considerando en lo personal que son el “hoy de la profesión”, y por lo tanto las y los jóvenes contadores y auditores tienen que tomar el reto de integrarse a la gremial de su preferencia.

Pero eso no acaba ahí, ya que las y los jóvenes deben asumir la responsabilidad de integrar las Juntas Directivas de sus gremiales, para impulsar los cambios que muchos de ellos reclaman para la profesión, ya que desde afuera o como simples espectadores, no lo van a lograr.

Cada gremial tiene un importante rol en la profesión, que no debe limitarse a impartir capacitaciones, sino que tienen enfocarse en desarrollar proyectos más ambiciosos, por ejemplo:

• Crear una federación de gremiales de contadores y auditores de Centroamérica, ya que nuestra región así lo está exigiendo;
• Fundar un centro de apoyo para los microempresarios, en donde los jóvenes que estudian en las universidades la licenciatura de contaduría puedan hacer sus prácticas;
• Implementar programas radiales para discusión de temas de fondo sobre la profesión;
• Fundar una biblioteca virtual para contadores y auditores puedan consultar temas de su interés.
• Conceder becas a los jóvenes de bajos recursos, etc.

El siglo XXI trae nuevos desafíos para los dirigentes gremiales, ya que ellos toman decisiones a nombre de sus miembros, y pretender lograr cambios en la profesión haciendo lo mismo que en el pasado, sin duda alguna no dará los resultados que las y los contadores y auditores demandan de sus dirigentes.

Las y los contadores y auditores están demandando a las gremiales, una voluntad real, práctica, efectiva y constante de mejorar la profesión, lo cual se puede lograr si se hacen esfuerzos sinceros y en forma conjunta.

OFICIALES DE CUMPLIMIENTO, SEGUN LA LEY CONTRA EL LAVADO DE DINERO Y ACTIVOS

Autor: mecastillog@gmail.com

Muchos comerciantes tienen dudas sobre si están obligados o no a nombrar un oficial de cumplimiento, según el inciso 5, del art. 2 de la Ley contra el lavado de Dinero y activos (LCLDA), que literalmente dice:

“Los sujetos obligados que no sean supervisados por institución oficial en su rubro ordinario de actividades, únicamente estarán exentos de nombrar y tener un oficial de cumplimiento; por lo tanto no se les releva del cumplimiento de las obligaciones que se aluden en el segundo inciso de este articulo.”

La confusión se ha dado porque algunos contadores públicos y abogados que están dando capacitaciones en gremiales empresariales de prestigio, han dejado entrever que todos los comerciantes están obligados a efectuar ese nombramiento, porque éstos están supervisados por la Superintendencia de Obligaciones Mercantiles (SOM), la cual es una entidad oficial ¿Qué opinan?

En mi humilde opinión, la supervisión a que alude ese inciso es por la actividad que realiza el comerciante, en cambio la supervisión que realiza la SOM la hace a todo comerciante, no importando a que actividad se dedica.

Hay comerciantes que realizan actividades especiales, que por ello son supervisadas por una entidad del Estado, por ejemplo: la actividad financiera que realizan los bancos, la actividad de los seguros de cualquier naturaleza, la actividad previsional, la actividad de las bolsas de valores, la actividad de las telecomunicaciones, etc.

El comerciante que decide dedicarse a la actividad bancaria o de seguros sabe perfectamente que además de ser supervisado por la SOM, estará supervisado por la Superintendencia del Sistema Financiero (SSF); los que decidan dedicarse al área de previsional (AFP), saben que son supervisados por la SOM y la Superintendencia de Pensiones que actualmente está integrada a la SSF; los que se dedican a las telecomunicaciones, serán supervisados por la SOM  y por la Superintendencia General de Electricidad y Comunicaciones (SIGET), etc.

Como auditores externos, no estaríamos en contra de que nombren un Oficial de Cumplimiento, por el contrario nos daría más garantía sobre cumplimiento de las disposiciones de la LCDA, ¿Pero realmente saben lo que eso significa?

PODERES TRIBUTARIOS

Es frecuente que muchos empresarios individuales o sociales, así como ONG, otorguen Poderes a favor de determinadas personas para que realicen en su nombre una diversidad de actividades. El poder es un contrato que se desarrolla en el Código Civil del Art. 1875 al 1931.

En los Poderes se pueden identificar a dos personas que intervienen, el que lo confiere se le conoce como comitente, mandante o poderdante, y a la que lo acepta, se le conoce como procurador, apoderado y en general mandatario.

No hay que perder de vista que existen tres clases de Poderes: a) los generales que permiten que el apoderado pueda intervenir en toda clase de negocios jurídicos (civil, mercantil, penal, tributario, etc.); b) los especiales que facultan al apoderado para que intervenga en una sola clase de actividades ya sea esta civil, mercantil, penal y tributaria entre otras; y c) el especifico que es aquel que solo faculta a intervenir en una sola actividad, por ejemplo Juan sale de viaje y otorga un poder a favor de Carlos para que venda en su nombre su vehículo P-526342

Los Poderes tienen un plazo de vigencia, que en el caso de los que son específicos vencen cuando se cumple el mandato, como sería el momento en que Carlos venda el vehículo P-526342 que es propiedad de Juan; en el caso de los poderes especiales y generales, la vigencia se puede incorporar como una cláusula en el mismo poder, pero si no se hace, entonces hay que tomar en cuenta que si el mandante es una persona natural, la vigencia del poder vence al morir quien lo otorga o perfectamente éste lo puede revocar en el momento que lo estime conveniente.

La vigencia de Poderes que son otorgados por los Representantes Legales de las personas jurídicas, vence automáticamente cuanto cesa en funciones la persona que lo otorgó, en otras palabras cuando vence el plazo de función del Presidente de la Junta Directiva o el Administrador Único de la sociedad que otorga el poder.

Otro aspecto que debe tomarse en cuenta es que en los Poderes especiales hay que señalar las facultades que se le dan a la persona, ya que en muchas instancias del Estado si no aparece determinada facultad en el poder, el apoderado no puede realizar el trámite. Ellos se basan en el contenido del Art. 69 inciso 3 del Código Procesal Civil y Mercantil (CPCM), “El otorgamiento de facultades especiales se rige por el principio de literalidad y no se presume la existencia de facultades especiales no conferidas en forma explícita.

Como auditores por lo general solicitamos copias de los Poderes tributarios, los cuales en muchas ocasiones solo detallan algunos trámites que el contribuyente puede hacer en el Ministerio de Hacienda, por lo que se recomienda hacer un listado de todas las obligaciones tributarias que aparecen en el Código Tributario (son alrededor de 30), a fin de  incorporarlas en el Poder para no tener ningún inconveniente.

MODELO DE PODER TRIBUTARIO

NUMERO ____. LIBRO___. PODER ESPECIAL. En la Ciudad de San Salvador, a las diez horas y diez minutos de día trece de julio de dos mil doce. Ante mí DANIEL _______ _________, Notario de este domicilio, COMPARECE el señor JULIO ARMANDO PONCE MARTÍNEZ, quien es de cuarenta y ocho años de edad, contador público, de este domicilio de esta ciudad, departamento de San Salvador, a quien hoy conozco e identifico mediante su Documento Único de Identidad número cero dos tres nueve dos uno ocho cinco – uno; quien actúa por sí y en su calidad de Administrador Único Propietario y Representante Legal de la sociedad INVERSIONES LIMAR, SOCIEDAD ANONIMA DE CAPITAL VARIABLE, que puede abreviarse INVERLIMAR, S.A. DE C.V., siendo una sociedad organizada y existente de conformidad con las leyes de la República de El Salvador, de nacionalidad salvadoreña, del domicilio de San Salvador, departamento de San Salvador, cuya personería relacionaré al final del presente instrumento; y en el carácter y personería indicados ME DICE: que confiere PODER ESPECIAL EN MATERIA TRIBUTARIA amplio y suficiente, en cuanto a derecho fuere necesario a favor del señor CARLOS ERNESTO PÉREZ ROSALES, contador, mayor de edad, de este domicilio, con Documento Único de Identidad número cero dos tres nueve dos cero siete tres – dos; y Número de Identificación Tributaria cero seis uno cuatro – uno nueve cero ocho cinco dos – cero cero nueve – nueve; para que en su nombre y representación pueda comparecer ante el Ministerio de Hacienda, Dirección General de Impuestos Internos, Tribunal de Apelaciones de los Impuestos Internos y Aduanales, Tribunal de Primera Instancia, de Segunda Instancia o Casación; y ante cualquier institución gubernamental y no gubernamental que se relacione con la materia tributaria; asimismo, lo autoriza para que tenga acceso a su expediente personal que lleva la Administración Tributaria, para que pueda examinar o analizar con el propósito de consultar las actuaciones de su poderdante, así como las que haya realizado ante esa Institución o que dicha Institución hubiere efectuado en el ejercicio de sus funciones; y además para que desista de la acción intentada ante cualquier autoridad o tribunal, o cualquier otra institución que se relacione con la materia tributaria. Y para tal efecto le confiere las facultades generales del mandato. Finalmente autoriza a su apoderado para que firme tanto los originales como las modificatorias de la declaración anual del Impuesto Sobre la Renta, Declaración de Bienes Inmuebles, Declaración mensual del Impuesto a la Transferencia de Bienes Muebles y a la Prestación de Servicios, Declaración Mensual de Pago a Cuenta e Impuesto Retenido Renta, Resumen del Informe anual de Retenciones, Resumen de Informe Mensual de Retención, Percepción o Anticipo a cuenta de IVA, Actualización de Dirección para Recibir Notificaciones, Solicitud de Autorización de Máquinas Registradoras, Estados Financieros que se anexan al dictamen fiscal, Informe de Nombramiento, Renuncia o Sustitución de Auditor para emitir Dictamen e Informe Fiscal, Solicitud de Reintegro de IVA a Exportadores, Solicitud de Devolución por Pago Indebido o en Exceso de IVA, inscripción, reinscripción, desincripción y cambios en el Registro Único de Contribuyente, solicitar asignación y autorización de la numeración correlativa de los documentos legales a imprimir, Informe de Proveedores, Clientes, Acreedores y Deudores, Solicitud de solvencia tributaria, Solicitud de Pago a Plazos del Impuesto Sobre la Renta, Solicitud de Estado de Cuenta, Informe de Ganancia y/o Pérdidas de Capital, Informe de Operaciones con Sujetos Relacionados, Solicitar autorización de las hojas de los libros de IVA, control administrativo y de contabilidad, Solicitar la devolución del remanente del impuesto sobre la renta, Informar sobre el cese definitivo de actividades, firmar contrato de servicios con contador, hacer consultas a la Administración Tributaria, entregar y firmar la información que le requiera la Administración Tributaria, firmar cualquier informe o declaración tributaria que el Ministerio de Hacienda le requiera a los contribuyentes, así como recibir cualquier tipo de notificación. Todas las cuales expliqué al compareciente, quien manifestó que las conoce, comprende y por ello concede las facultades que otorga. Así se expresó el compareciente a quien expliqué los efectos legales de este instrumento. Doy fe de ser legitima y suficiente la personería con que actúa el señor JULIO ARMANDO PONCE MARTINEZ, por haber tenido a la vista: a) Escritura pública de constitución de la referida sociedad otorgada en esta ciudad, a las ocho horas del día veintidós de marzo de mil novecientos ochenta y seis, ante los oficios del Notario Andrés Pérez Zaldívar e inscrita en el Registro de Comercio al número dos del libro mil cinco, del Registro de Sociedades, de la cual consta: que su denominación es la antes dicha, que su naturaleza y domicilio son los expresados, que su plazo es indefinido, que su Administración estará confiada a una Junta Directiva o Administrador Único, según lo decida la Junta General de accionistas, quienes duraran en funciones cinco años, que la representación judicial y extrajudicial le corresponden al Presidente de la Junta Directiva o al Administrador Único Propietario, con facultades suficientes para celebrar actos como el presente; b) Credencial de elección de Administrador Único Propietario y  Suplente de la sociedad, inscrita en el Registro de Comercio con fecha veinticinco de abril de dos mil trece, bajo el número CINCUENTA Y DOS del libro DOS MIL DOSCIENTOS ONCE del Registro de Sociedades, en la cual consta: Que en acta número veintisiete de Junta General Ordinaria de Accionistas de la sociedad, celebrada en esta ciudad a las diez horas del día catorce de abril de dos mil trece, en su punto número TRES se acordó elegir al señor JULIO ARMANDO PONCE MARTÍNEZ, como Administrador Único Propietario para un periodo de cinco años, contados a partir de la fecha de inscripción de la Credencial en el Registro de Comercio, la cual fue inscrita el veinticinco de abril de dos mil trece, cuyo vencimiento será el veinticinco de abril de dos mil dieciocho, y que por lo tanto se encuentra vigente a la fecha de este instrumento. Así se expresó el compareciente a quien le expliqué los efectos legales de este instrumento; y leído que hube íntegramente lo escrito en un solo acto sin interrupción, ratifica su contenido y firmamos. DOY FE.-

ACLARACIONES:

1.      Lo subrayado es nuestro, para evidenciar que la vigencia de este poder expira el 25 de abril de 2018, que es la fecha que también vence el plazo de funciones del Administrador Único Propietario y Suplente de esta sociedad.

2.      Si se eligen nuevos Administradores y éstos son las mismas personas, eso no significa que este poder continúa en vigencia automáticamente, sino que hay que hacer uno nuevo, muy a pesar que sea el mismo Administrador Único quien lo va a otorgar. Esto obedece a la independencia del periodo de funciones de cada Administración.

3.      En cualquier instrumento jurídico, el orden de las firmas es el orden de los comparecientes, y lo único que se mantiene inalterable es que la firma del Notario es la última.

4.      Los únicos poderes que se inscriben en el CNR son aquellos que sirven para actividades mercantiles; los de índole tributaria como el presente, se deben informar al Ministerio de Hacienda mediante el F210 Registro Único de Contribuyentes. Los demás no se inscriben en ningún registro público.

5.      Las facultades enunciadas son ejemplificativas no limitativas, es decir que hay que ubicarse en cada tipo de entidad, por ejemplo si es una ONG se requerirá incluir la firma de los informes de donaciones y origen y aplicación de fondos entre otras. Asimismo se la entidad vende bebidas gaseosas, se tienen que incluir las declaraciones de ese tipo, y así sucesivamente.

6.      Para cualquier trámite se sugiere sacar una copia simple (frente y vuelto) y presentar el testimonio del poder para que lo comparen, y les devuelvan el testimonio, quedándose la institución con la copia simple.

ONG 3a. Parte

Cuando en el RAFSFL autorizan la escritura de constitución de la ONG, entregan unos recibos para que se paguen en el Ministerio de Hacienda los derechos de inscripción de la escritura de constitución y nomina de miembros.

Luego en el RAFSFL se pagan los derechos de legalización de los libros de Asamblea General de Miembros, Junta Directiva, Registro de Miembros y los libros legales que se hayan solicitado (Diario / Mayor) y el de Estados Financieros.

Un trámite que se hace hasta tener la publicación del Diario Oficial (DO) en donde aparecen la escritura de constitución, los estatutos con numeración de artículos y el decreto ejecutivo de creación de la ONG, es la solicitud que se presenta al Ministerio de Hacienda (MH), para obtener la exclusión del pago de Impuesto Sobre la Renta.

Hasta que se tiene la calificación de sujeto excluido del pago del ISR, se tramita ante el MH, la autorización de correlativos de los comprobantes de donaciones que estas entidades puedan recibir.

Si por cualquier situación el trámite de exclusión del pago del ISR, no se ha concluido al 31 de diciembre, la entidad tiene que presentar la declaración anual del ISR de ese año como cualquier otro contribuyente, y pagar el impuesto respectivo si ha obtenido excedentes.

El proceso de legalización de una ONG es muy burocrático, principalmente porque en el RAFSFL hay algunos colaboradores jurídicos y del área de sistemas contables que actúan discrecionalmente.

Si se escoge el camino de objetarles las arbitrariedades a los empleados del RAFSFL, tengan la plena seguridad que el proceso para autorización de los estatutos y sistema contable, se alargará inevitablemente.

Ahora que la ONG ha cumplido los requisitos para nacer a la vida jurídica, tiene su sistema contable debidamente autorizado y cuenta con la calificación de sujeto excluido del pago del Impuesto Sobre la Renta, vienen una serie de obligaciones que se tienen que cumplir principalmente con el Ministerio de Hacienda (MH).

Entre las obligaciones que no se deben olvidar cumplir con el MH, tenemos la presentación mensual de las declaraciones de IVA, Declaración de Pago a cuenta y Retenciones de ISR, Informe de Donaciones, el informe de origen y aplicación de fondos, declaración anual del ISR; si la entidad tiene personal permanente, entonces nace la obligación de presentar mensualmente las planillas de las AFP e ISSS.

Aunado a estas obligaciones, no debe olvidarse que en el mes de febrero de cada año, hay que presentar al RAFSFL los estados financieros del año anterior, debidamente auditados.

Si se han incorporado algunas cuentas al Sistema Contable, después de que fue aprobado, entonces hay que solicitar su modificación ya que cuando presenten los estados financieros para su inscripción, se los observaran por el uso de cuentas no autorizadas según el Sistema Contable que le han aprobado a la ONG.

Después de todos estos compromisos, viene lo bueno, es decir la gestión propiamente de la Administración de la ONG, para lograr sus objetivos estatutarios. En síntesis, esta clase de entidades, son verdaderas empresas, solo que no distribuyen dividendos.

ONG 2a. Parte

Las Asociaciones sin fines de lucro, se pueden constituir sin que sus miembros den un aporte económico, situación que debe ser certificada por un Auditor, la cual se anexa a los documentos que se presentan al RAFSFL.

En cuanto a la conformación del organismo de Administración de la Asociación, sugiero que sea por medio de una Junta Directiva, cuya cantidad de integrantes debe ser impar.

Soy de la opinión que no es conveniente que los integrantes de la Junta Directiva sobrepasen la cantidad de cinco, ¿Por qué?, al ser 5 directivos, es más fácil reunirse y tomar decisiones. Por experiencia, cuando la cantidad de directivos es alta, muchos de ellos no asisten a las sesiones, cuesta ponerse de acuerdo en temas de importancia, etc.

No hay que perder de vista que debe presentarse la nómina de los miembros fundadores de la Asociación, con sus nombres según el DUI y el número de ese documento, la cual debe ser firmada por la persona que ha sido electa como Secretaria de la Junta Directiva.

Otro punto que es bueno definir en los Estatutos, es quienes serán las personas que firmaran los cheques que se emitan, sugiriendo que sea bajo la modalidad “de firmas mancomunadas”, y que por lo menos sean cuatro directivos los que puedan firmar los cheques, ya que si falta alguno de ellos, hay una opción para que otro pueda firmarlo.

Se deben presentar tres ejemplares de la siguiente documentación: testimonio de la escritura de constitución, Estatutos en formato de Word y el Sistema Contable, éste último a pesar que en ese momento el departamento que lo revisará, no lo hará sino hasta que los Estatutos de la ONG hayan sido autorizados por el RAFSFL.

Todo documento o respuesta a observaciones que deba presentarse al RAFSFL tiene que hacerse mediante un escrito, firmado por el Representante Legal de la ONG. Si el Representante legal no lo presenta personalmente, su firma debe legalizarse por un Notario.

Es conveniente que en todo escrito que se presente al RAFSFL, se incorpore un párrafo en el que se autorice a una o más personas para que puedan hacer los trámites pertinentes y recibir la documentación correspondiente. Los nombres de estas personas tienen que anotarse según su DUI (sin abreviaciones).

Supongamos que el RAFSFL autoriza la escritura de constitución de la ONG, lo cual hacen mediante una notificación, entregando un juego que contiene el testimonio de la escritura, los estatutos con numeración de artículos y el decreto ejecutivo por medio del cual la entidad nace a la vida jurídica.

Con toda esta documentación hay que ir al Diario Oficial (DO) a cotizar cuánto vale su publicación, y el día que se pague hay que tramitar una constancia del Director del DO, en donde se mencione la fecha en que saldrán publicados, ya que con esa constancia se puede gestionar la obtención del NIT y la tarjeta de IVA en el Ministerio de Hacienda.

Lo que no se puede gestionar hasta tener la publicación del DO, es la apertura de una cuenta bancaria, debido a la Ley contra el lavado de dinero y activos.

La denominación (nombre) de una Asociación, puede llevar o no antepuesto el término “Asociación”, sin embargo para efectos tributarios (obtener el NIT y la tarjeta de IVA) eso es imprescindible.

ONG 1a. PARTE

La constitución de una Asociación sin Fines de Lucro conocidas popularmente como ONG, es un proceso complicado que se hace en el Registro de Asociaciones y Fundaciones sin Fines de Lucro (RAFSFL), dependencia del Ministerio de Gobernación y Desarrollo Territorial (MGDT), principalmente por la actitud de algunos colaboradores jurídicos y contables de ese Registro, que muchas veces actúan discrecionalmente irrespetando la ley.

A continuación voy a compartir algunos tips, para agilizar estos trámites, el cual con suerte se pueden completar en un plazo de un año ¡increíble¡ ya que es demasiado tiempo, pero en el RAFSFL es más que excelente.

El primer paso que debe hacerse para constituir una ONG, es conseguir a un Notario con amplia experiencia en estos trámites, y aun así, se corre el riesgo de equivocarse en la selección, ya que por experiencia, les puedo comentar que le he corregido la  plana a Notarios que dicen tener la experiencia en estos trámites.

La mayoría de Notarios solo se limitan a hacer la escritura de constitución, olvidándose de asesorar a sus clientes en la redacción de los Estatutos, por lo que los colaboradores jurídicos del RAFSFL se los devuelven con observaciones, las cuales en algunas ocasiones no se pueden subsanar en el mismo testimonio, sino que se hace necesario elaborar una escritura de rectificación,  lo que implica que el costo de constitución una ONG sobrepase fácilmente los $ 1,000.00

En la página Web del MGDT se encuentra un archivo que contiene un modelo de los Estatutos para constituir una Fundación, el cual hay que adaptarlo para el caso de una Asociación. Este modelo está bastante completo, pero tiene cierta desactualización específicamente en la parte de “Las sanciones a los miembros, medidas disciplinarias, causales y procedimientos de aplicación” y nombramiento del Auditor.

Un término que es utilizado por muchos Notarios en las escrituras de constitución es el de “asociado o socio”, el cual es observado por el personal del RAFSFL quienes le indican que debe utilizarse el de  “miembro”; también observan el uso del término “Junta” ya que en esta clase de entidades se utiliza el de “Asamblea”.

Una idea que puede tomarse en cuenta es comprar un Diario Oficial donde salgan publicados los Estatutos de alguna Asociación que hayan sido aprobados por el RAFSFL, sin embargo eso no garantiza en un 100% que lo vayan a aprobar, porque en ese Registro no se tienen criterios uniformes para la revisión de las escrituras de constitución.

En la escritura de constitución se debe incluir una clausula para la elección de la primera Administración de la ONG, siendo necesario que quien resulte electo como Representante Legal, tenga tiempo suficiente para ir a las oficinas del RAFSFL a presentar los documentos necesarios para obtener su legalización

Otro aspecto que hay que tomar en cuenta, es la cantidad de miembros fundadores de la ONG, el cual sugiero por experiencia que no sobrepase a 10 personas, quienes deben proporcionar copias legibles de sus DUI y NIT, porque esos datos se relacionan en la escritura de constitución.

Si se acuerda que sean más de 10 fundadores  de la ONG, sugiero que ellos otorguen un poder a título personal, al fundador que resulte electo como Representante Legal,  para que éste pueda firmar en su nombre cualquier documento que deba presentarse al RAFSFL

Juntas Generales - 4a. Parte

Entre las principales fallas que he observado en las Juntas Generales de Accionistas, tenemos:

1. No existe el acta de integración del quórum que requiere el Art. 239 del Cc, sin embargo en el acta se manifiesta que todos los accionistas estuvieron presentes.
2. Existe acta de integración del quórum, sin embargo no están todas las firmas de los accionistas y en el acta de Junta General se dice que estuvieron presentes todos los accionistas.
3. Hay personas que en el acta de Junta General aparecen que asistieron como representantes de “x” accionista, pero no existe evidencia de tal autorización.
4. La Junta General se llevó a cabo en segunda convocatoria por falta de quórum, sin embargo esa situación no se manifiesta en la redacción del acta respectiva.
5. Hay contratos de préstamos bancarios en donde se hace referencia a un acuerdo de Junta General, y al darle lectura al acta respectiva, no se encuentra dicho acuerdo.
6. En la agenda a tratar hay puntos de carácter ordinario y extraordinario, sin embargo en la convocatoria no se hace mención de esa situación.
7. En el contrato de un préstamo bancario de la sociedad A, aparece que la sociedad B es avalista de A, sin embargo en las actas de Junta General de B, no aparece ese acuerdo.
8. En la agenda de la convocatoria, aparecen ocho puntos, pero solo se desarrollaron siete, y no hay explicación del porque no se desarrolló dicho punto.
9. Solo se publican las convocatorias en el diario de mayor circulación, no así las del Diario Oficial.
10. Cuando se publican las convocatorias no se recortan dichas publicaciones para dejarlas en el expediente del acta respectiva.
11. En el acta se dice que están todos los accionistas presentes, pero falta la firma de uno de los accionistas que ya murió.
12. Los nombres de los accionistas no son los que aparecen en el libro de Registro de Accionistas.
13. Se extravía el libro de Junta General de Accionista, y se emiten certificaciones de los puntos tratados sin que esa acta se haya asentado en el protocolo de un Notario (Art. 246, inciso 2 Cc).
14. Se imprimen las actas de Junta General al frente y al reverso, sin embargo al reverso los folios no están legalizados por el Auditor Externo o el Registro de Comercio.
15. La fecha de legalización del libro de actas de Junta General, es posterior al de las actas que se han asentado en él.
16. Se modifican algunos datos del acta de Junta General con corrector, y no se salvan al final del acta.
17. El acta de Asamblea General dice que es de carácter ordinario, sin embargo en su redacción se desarrollan puntos extraordinarios.
18. La convocatoria a Junta General, no es hecha por los administradores o en caso necesario por el auditor.
19. Se ha aumentado el capital social y por ende las acciones en circulación, sin embargo en la redacción del acta no se consideran el dato de las nuevas acciones en circulación, etc...

Estas fallas no tienen efecto negativo si nadie alega su ilegalidad, pero cuando si se alegan, entonces las cosas cambian. Hay muchos procesos legales que se ganan o pierden, por causa de alguno de ellos.

Juntas Generales - 3a. Parte

¿Se pueden nombrar ejecutores especiales de acuerdos tomados en las Juntas Generales? R/ si, que por regla general siempre es el Representante legal de la sociedad, sin embargo perfectamente puede ser otra persona (Art. 225 del Cc).

¿Quiénes pueden solicitar por escrito la convocatoria de Junta General? R/ los accionistas que representen por lo menos el 5% del capital social, para tratar los puntos que indiquen en su petición (Art. 231 inciso 1 Cc).

¿Quiénes presiden las Juntas generales? R/ salvo estipulación contraria del pacto social, serán presididas por el Administrador Único o por el Presidente de la Junta Directiva, y a falta de ellos, por quien fuere designado presidente de debates por los accionistas presentes.

¿Quién debe Actuar como secretario de la sesión de la Junta General? R/ el Secretario de la Junta Directiva y, en su defecto el que elijan los accionistas presentes (Art. 238 Cc).

¿Cuántas acciones tienen que estar representadas para que la Junta General se considere válidamente instalada? R/ por lo menos, la mitad mas una de las acciones que tengan derecho a voto, y las resoluciones serán validas cuando se tomen por la mayoría de los votos presentes (Art. 240 Cc).

¿Hasta cuantas veces se pueden celebrar las Juntas Generales? R/ las que trataran puntos ordinarios se pueden celebrar hasta dos veces por falta de quórum, en cambio las extraordinarias se pueden celebrar hasta tres veces (Art. 243 Cc).

¿Tienen los accionistas derecho a pedir en la Junta General, informes relacionados con los puntos en discusión? R/ Si, Art. 245 del Cc.

¿Quiénes deben firmar las actas de Juntas Generales de accionistas? R/  el Presidente y el Secretario de la sesión o por dos de los accionistas presentes a quienes la propia Junta haya comisionado al efecto (Art. 246 Cc).

¿Qué se debe hacer si se ha extraviado o se ha agotado el libro de Juntas Generales de accionistas? R/ hay que asentarla como una escritura pública en el protocolo del Notario, debiendo éste estar presente en el desarrollo de la Junta General (Art. 246 inciso 2).

Si lo que hace el Notario es protocolizar el acta de Junta General ¿Quiénes son los responsables de tal incumplimiento? R/ el Presidente de la Junta, los administradores y el Auditor (Art. 246 Cc).

¿Cómo es posible que el Auditor responda de este incumplimiento si es el último que se da cuenta de tal situación? R/ El Auditor al darse cuenta de este incumplimiento inmediatamente debe informarlo por escrito a la Junta Directiva para delimitar su responsabilidad.

Si la agenda a desarrollar en una Junta General no se logra agotar en una sola sesión ¿Qué se debe hacer? R/ la Junta General podrá acordar su continuación en los días siguientes hasta la conclusión  de la agenda (Art. 234 Cc).

¿Cuál es el quórum necesario para llevar a cabo la junta general ordinaria en segunda convocatoria? R/ cualquiera que sea el número de acciones representadas, y sus resoluciones se tomarán por mayoría de los votos presentes (Art. 241 Cc).

JUNTAS GENERALES 2a. PARTE

En El Salvador la mayoría de sociedades mercantiles son de naturaleza anónima, por lo que respetar los requisitos de las convocatorias a Juntas Generales, tener el acta de quórum y contar con un acta redactada apropiadamente, resulta de suma importancia a la hora de un conflicto legal entre los accionistas.

Tomando en cuenta que la mayoría de sociedades anónimas son integradas por familiares, es frecuente que no se hagan las convocatorias a Junta Genera que establece el Art. 228 del Código de Comercio en adelante “Cc”, sino que se invoca el Art. 233 Cc, es decir  que se llevan a cabo sin convocatoria previa.

¿En qué periódico deben publicarse las convocatorias a Junta General de Accionistas? R/ según el Art. 486 del Cc, se deben publicar en el Diario Oficial y en un diario de mayor circulación nacional, por tres veces en cada uno, a menos que la Ley determine uno diferente. Las publicaciones deben hacerse alternas.

¿Cuándo se deben publicar las convocatorias a Juntas Generales de Accionistas? R/ cuando los puntos a tratar sean de suma importancia para la sociedad y se tenga la impresión que no todos los accionistas apoyaran la agenda a tratar en dicha Junta.

¿Por qué es importante que la convocatoria a Junta General de Accionistas cumpla con los requisitos que establece el Art. 228 del Cc? R/ porque la falta de alguno de ellos puede permitir que esa Junta General pueda ser declarada como nula por el juez de lo civil y mercantil, en caso de un pleito entre los accionistas o cuando terceros se vean afectados  por los acuerdos tomados en dicha Junta General.

¿Puede un accionista autorizar a una persona natural para que lo represente en una Junta General? R/ Si, la representación deberá conferirse en la forma prescrita en la escritura de constitución  y, a falta de estipulación por simple carta.

No podrán ser representantes los administradores ni el auditor de la sociedad. No podrá representar una sola persona, más de la 4ª. Parte del capital social, salvo sus propias acciones y las de aquellas personas de quienes sea representante legal. (Art. 131 Cc).

Por cada Junta General que se lleve a cabo, se debe hacer  un expediente de la misma donde se dejen archivados entre otros documentos: las convocatorias publicadas, las actas de integración del quórum (lista de asistencia), copia de los poderes o cartas de representación, etc. (Art. 246 inciso final Cc). Este expediente en la práctica muy pocas sociedades lo llevan.

Hay una realidad que no se puede negar, y es que en muchas ocasiones no se llevan a cabo las Juntas Generales, sino que hasta que el Auditor pide que le presenten el libro respectivo, hacen los borradores de las actas, y esos borradores se nos presentan.

La falta de actas asentadas en el libro de Junta General y las asentadas sin firmas, así como la falta de lista de quórum y otros aspectos legales debemos reportarlas como Auditores para delimitar nuestra  la responsabilidad, por un posible reclamo posterior de un accionista o de terceras personas afectadas con el contenido de esa acta.

Un aspecto muy importante a tomar en cuenta es que la nulidad de los acuerdos de las Juntas Generales o de las celebraciones de las mismas, prescriben en un año según el Art. 995, romano II Cc.