Autor: Mario Ernesto Castillo Guzmán
Muchas empresas a nivel individual o social, hacen una serie de trámites
registrales en el Registro de Comercio (RC), por medio de su personal interno o
subcontratan a terceros, siendo necesario mencionar los principales errores que
se comenten, lo cual se les previene vía correo electrónico:
- Se anota mal el nombre o denominación de la entidad en los documentos a inscribir o en los escritos que se presentan.
- En los escritos solo se pone la abreviatura de la entidad, no la denominación o razón social completa.
- La fecha del escrito difiere de la fecha de la legalización de la firma.
- El lugar de emisión del escrito es diferente al de la legalización de la firma.
- A los escritos no se les coloca la referencia y el código de notificación de la entidad.
- Cuando se refiere a estados financieros a depositar, en el encabezado se coloca la abreviatura de la entidad en lugar de la razón o denominación larga.
- Los totales del activo no coinciden con la sumatoria del pasivo y patrimonio.
- En los puntos de actas a inscribir se anota que es ordinario, sin embargo el Registrador dice que es extraordinario o viceversa.
- Los documentos los quiere retirar una persona que no es el representante legal, sin llevar un escrito de autorización legalizado, aunque esa persona sea quien los presentó al RC.
- En los puntos de actas relacionados con el nombramiento de auditores, administradores y liquidadores, no se incluyen las generales de estas personas.
- Se tiene mora en el pago de los derechos de las matriculas de comercio, por lo que cualquier trámite registral es observado, hasta que se ponga al día.
- En un mismo día se presenta el escrito de las matriculas de comercio, nombramiento de auditor y depósito de estados financieros, por lo que por regla general los observan por no haberse actualizado el trámite de las matriculas de comercio.
- Los nombres de las personas que se mencionan en los escritos o, certificaciones de puntos de actas, están mal escritos o incompletos.
- Cuando una sociedad ya inscribió el acuerdo de disolución y liquidación, en los escritos o estados financieros no se le coloca a continuación de la denominación o razón social, la leyenda “en liquidación”.
- En la certificación a inscribir se anota que lo extiende la Secretaria de actuaciones de la sociedad, en lugar de Secretaria de la Junta General de Accionistas.
- En la certificación de inscripción de administradores, se anota que la vigencia es de siete años, pero en la escritura de constitución dice que son cinco.
- Se lleva para retirar “x” documento la autorización firmada por el representante legal, sin embargo la firma no está legalizada por un notario.
- En la solicitud de la renovación de matrículas de comercio, se anota mal la dirección, por lo que lo observan porque no se ha informado del cierre del anterior establecimiento.
- Se calculan incorrectamente los derechos de las matriculas de comercio, pagándose de menos.
- Se presenta extemporáneamente la renovación de matrículas de comercio, por lo que hay que pagar una multa, la cual se calcula de menos.
- En los balances a depositar, el sello del auditor externo no es legible.
Estos
errores son los más comunes que se dan en los trámites registrales en el RC,
sin embargo pueden darse otros.
