LEGALIZACIÓN DE SISTEMAS CONTABLES DE ONG

Autor: mecastillog@gmail.com

A continuación se hará un resumen de los pasos a seguir en el Registro de Asociaciones y Fundaciones sin Fines de Lucro (RAFSFL) para legalizar un sistema contable por primera vez o por una modificación al mismo:

1. En ambos casos hay que elaborar un escrito solicitando su legalización, el cual debe ser firmado por el Representante Legal de la ONG.
2. Cuando se tramita por primera vez la constitución de una ONG, hay que presentar el testimonio de la escritura de constitución y el Sistema Contable en un mismo escrito, muy a pesar que el Sistema Contable lo comenzarán a revisar hasta que estén aprobados los Estatutos de la entidad.
3. Si el Representante Legal no puede presentar el escrito personalmente, es necesario legalizar su firma por parte de un Notario.
4. Es recomendable autorizar en los escritos que se presenten al RAFSFL a una persona para que que entregué la documentación complementaria que sea necesaria para lograr la autorización definitiva, recibir notificaciones sobre este tramite y lo pueda recibir cuando esté autorizado.
5. Cuando el escrito esté firmado y legalizada la firma del Representante Legal, hay que sacarle una copia, para que la sellen y firmen de recibido cuando se presente al RAFSFL.
6. En ambos casos se deben adjuntar dos ejemplares del Sistema Contable que está integrado por la descripción del sistema contable,  estructura del catalogo de cuentas, catalogo y manual de aplicación de cuentas.
7. La sección de la descripción del sistema incluye los apartados: a) generalidades; b) del sistema contable; c) registros contables y otros; y d) políticas contables.
8. Al final de cada una de las secciones del Sistema Contable hay que anotar la fecha de elaboración, y las firmas del Representante Legal y del Contador.
9. Debe tenerse cuidado que los códigos y nombres de las cuentas contables que aparecen en el Catalogo de Cuentas, sean los mismos que aparecen en el Manual de Descripción de Cuentas, ya que muchas veces observan esta clase de inconsistencias.
10. Hoy por hoy el Sistema Contable debe elaborarse tomando en cuenta la Norma de Contabilidad Financiera N° 21 Registros de las Operaciones Financieras en las organizaciones no gubernamentales sin fines de lucro. Esta Norma está en vigencia desde 1997, es decir desde hace 18 años, y a la fecha no ha tenido ningún cambio.
11. Hay una serie de términos que no los aceptan en el RAFSFL, como por ejemplo: depósitos a plazo, clientes, utilidades del ejercicio, utilidades de ejercicios anteriores, estimación para la obsolescencia de inventarios, socios, etc.
12. Cuando es una modificación a cualquiera de las secciones del Sistema Contable, en la parte donde aparecen las firmas, hay que colocar el sello de la ONG.
13. Hay que solicitar el número del teléfono al cual se puede estar preguntando por este trámite.
14. Lo más probable es que el Sistema Contable sea devuelto con observaciones, las cuales hay que solventar y luego volver a imprimir dos ejemplares del mismo corregido, firmado y sellado, debiéndose remitir por medio de un escrito dirigido al RAFSFL.
15. La mayoría de cuentas del catalogo de una ONG son similares a las de una entidad con fines de lucro, excepto algunas como los inventarios, patrimonio, donaciones en administración, etc.
16. Una parte que si es un poco especial es la relacionada a las políticas contables que se utilizarán en la preparación de los estados financieros de la ONG.
17. Es recomendable que cuando se reciban observaciones, vaya la persona que hizo el Sistema Contable y solicite al técnico que tiene el caso, que le expliqué porque se lo objeta y cual es la base legal para ello. Es frecuente que observen el uso de los términos socio o asociado, ya que el que estable la Ley de Asociaciones y Fundaciones sin Fines de Lucro es "miembro", así que es mejor revisar el sistema contable detenidamente para evitar que lo observen por aspectos básicos.
18. Un aspecto que llama la atención es que en el RAFSFL no hay un modelo de un Sistema Contable que sirva como guía, siendo frecuente que los técnicos que los revisan no tengan criterios uniformes para su revisión.
19. Para que legalicen el Sistema Contable, se llega al extremo en algunos casos que hay que preguntarle al técnico, cómo quiere que se redacte la corrección, a pesar que no tenga razón.
20. Cada vez que se remita documentación relacionada con el tramite del Sistema Contable, tiene que hacerse un escrito para que lo firme el Representante Legal de la ONG, y si éste no lo puede ir a presentar al FAFSFL tiene que legalizarse su firma ante un Notario.
21. Este tramite puede ser traumante, ya que conozco de casos en que se han tardado hasta dos años para autorizar los cambios a un Sistema Contable, por lo que no se puede estandarizar el plazo para que legalicen el Sistema Contable, sino que esto depende entre otras cosas de la experiencia que tenga la persona que lo elabore y del técnico del RAFSFL que lo revise. 

Actualmente el Consejo de Vigilancia de la Profesión de la Contaduría Pública y Auditoría (CVPCPA) les ha solicitado a las gremiales de contadores que les presenten propuestas para la “Elaboración de Sistemas Contables de las Asociaciones y Fundaciones sin Fines de Lucro”, lo cual me llamó la atención, habiéndome tomado el tiempo  para leer detenidamente tanto la Ley de de Asociaciones y Fundaciones sin Fines de Lucro, como su Reglamento, y ¿Cuál fue mi sorpresa? R/ que la Ley no le da competencia al RAFSFL para legalizar los Sistemas Contables de las ONG, sino que ésta aparece en el Art. 7 de su Reglamento de Aplicación.

Si lo vemos desde la óptica del derecho administrativo, el RAFSFL ha estado legalizando Sistemas Contables, sin que tenga esa facultad de una forma explícita en su ley, es decir que esos actos podrían ser considerados como ilegales.