Contador Público: Mario Ernesto Castillo Guzmán
San Salvador – El Salvador – Centroamérica
En esta ocasión abordaré un tema de suma importancia para los contadores, auditores y empresarios como lo son los “inventarios”, los cuales algunos autores los consideran como el corazón de la empresa, debido a que en la mayoría de éstas se compran y comercializan ya sea en la misma forma en que se reciben o se les hace una transformación para obtener un nuevo producto. Tomando en cuenta que estamos próximos a finalizar el año 2012, he considerado conveniente dar unos “Tips” básicos para que el inventario físico que efectúen en diciembre de 2012, pueda ser realizado de la mejor forme posible, ya que de su resultado depende en gran medida la ganancia o pérdida que hayan obtenido sus empresas en este año.
El hacer un buen inventario no garantiza perse que la empresa obtendrá una ganancia, sino que esta depende de muchos factores y uno de ellos obviamente es el buen control que se tenga sobre los inventarios, el cual se traduce o plasma en cifras razonables sobre las existencias de mercadería, materias primas, etc., que utilice la empresa.
Por regla general las empresas que son consideradas grandes tienen un mejor control sobre sus inventarios, sin embargo hay excepciones en donde no es del todo cierto esta premisa. Independientemente del tamaño de la empresa, lo cierto es que todo empresario tiene que darle importancia al control de sus inventarios, no solo al fin de cada año sino que durante los 365 días del año, ya que como hemos dicho éstos son el corazón de sus empresas.
Estamos a 36 días de finalizar el año 2012, por lo que aquí van los “tips” mínimos que sugiero tomar en cuenta para obtener un mejor resultado del inventario físico del año que está por terminar:
1. Hay que empezar a ordenar, rotular y empacar los inventarios que tengan poco movimiento;
2. Se debe planificar las compras del mes de diciembre, de acuerdo a las tendencias históricas que se tengan sobre su comportamiento, a fin de evitar comprar excesivamente inventarios que no se necesitan;
3. Hay que definir hasta que fecha del mes de diciembre se recibirán las compras, a fin de permitir ordenar apropiadamente las existencias;
4. Debemos estar pendientes que todos los documentos relacionados con los inventarios, se hayan procesado antes de efectuar el inventarios (entrada a bodega, ventas, salidas de bodega, notas de remisión, etc.), esto permitirá por lo menos a nivel de documentos, que toda la información se haya procesado a fin de minimizar las variaciones de inventarios;
5. Es recomendable hacer una selección de las personas que participaran en el levantamiento de los inventarios, preferentemente hay que seleccionar empleados que conozcan los inventarios para que ellos sean los que cuenten, y otros empleados sean los que anoten (éstos últimos no deben ser los encargados de la custodia de los inventarios);
6. Hay que definir quién será el coordinador del inventario, las fechas en que se llevara a cabo, horas de inicio, horas de receso, horas de finalización, grupos de conteo, forma de conteo, recolección de los conteos, consolidación de conteos, herramientas a utilizar en el inventario, por ejemplo escaleras, montacargas, basculas, etc.
7. Todos los aspectos que se han considerado para el inventario físico deben dejarse plasmado por medio de un memorándum, que es recomendable enviárselo a los auditores de la empresa.
8. Hay empresas que deciden no cerrar sus instalaciones al público, el mismo día que se realizaran los inventarios, lo cual realmente complica hacerlos eficientemente, existiendo un porcentaje importante de cometer algún error.
9. En el desarrollo del inventario se pueden dar una serie de contratiempos que debe solventar de la mejor forma el encargado del inventario, a fin de garantizar una confiabilidad razonable de los mismos.
10. No existen recetas mágicas para asegurar la confiabilidad de los inventarios, pero lo que sí es cierto es que al planificarlo, se reduce el nivel de error, pero nunca lo elimina.
Estas recomendaciones están dirigidas a la empresa en sí, los auditores tenemos otros criterios que aplicamos en la presencia de los inventarios, es decir nos mantenemos al margen de participar como miembros activos de los grupos de conteo, sino que en base a nuestra experiencia profesional seleccionamos algunos ítems del inventario para hacer un conteo especifico que nos sirve para validar la efectividad del procedimiento de los conteos que han realizado los diferentes grupos del personal de la empresa; asimismo evaluamos integralmente la forma en que se ha organizado y desarrollado el inventario a fin de formarnos una opinión profesional sobre la confiabilidad, de algunos rubros que son importantes y trascendentales de los estados financieros de nuestros clientes, como por ejemplo: los inventarios y el costo de venta.
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